El concepto de dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos de manutención y estancia son objeto de continuas confusiones en el ámbito laboral y fiscal. En este artículo resumo los requisitos y límites para los que los conceptos indicados queden exceptuados de gravamen en el IRPF y no computar en la Base de Cotización a la Seguridad Social.
La Ley del IRPF considera rendimientos del trabajo “las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan”
Asignaciones para gastos de locomoción.
Quedan exceptuadas de gravamen las cantidades destinadas a compensar los gastos de locomoción del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
- Utilización de medios de transporte público: el importe del gasto que se justifique.
- Resto de casos: 0,19 euros /Km recorrido siempre que se justifique la realidad del desplazamiento.
- Gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Asignaciones para gastos de manutención y estancia.
Quedan exceptuadas de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de manutención y estancia en las condiciones y límites que se indican más adelante, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del empleado y de su residencia.
Si se trata de desplazamiento y permanencia por un periodo continuado superior a nueve meses, no se exceptúan de gravamen dichas asignaciones.
La cuantía de lo que se consideran asignaciones no computables como ingreso queda delimitada según las siguientes REGLAS:
1.1. Si se pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo y/o residencia:
- Por gastos de estancia: los importes que se justifiquen.
- Por gastos de manutención: Desplazamientos dentro del territorio español: 53,34 euros / día. Desplazamientos a territorio extranjero: 91,35 euros / día.
1.2. Si no se pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo y/o residencia:
Por gastos de manutención: Desplazamientos dentro del territorio español: 26,67 euros / día. Desplazamientos a territorio extranjero: 48,08 euros / día.
IMPORTANTE: El pagador debe acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
Especialidades.
- Existen reglas especiales para personal de vuelo de las compañías aéreas, funcionarios públicos españoles con destino en el extranjero, empleados de empresas con destino en el extranjero, relaciones laborales especiales de carácter dependiente, etc., que no desarrollamos por no ser de interés general, pero de las que podemos informarles si así lo solicitan.
- Todo el régimen descrito es aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia, que perciban los trabajadores contratados para prestar sus servicios en empresas con centros móviles o itinerantes, siempre que las asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto de la residencia habitual del trabajador.
- En los supuestos en que la empresa pagadora satisface la dieta de forma global, es decir, no especifica que parte de la asignación, dieta, corresponde a gastos de estancia y a gastos de manutención, la forma de operar sería:
- Si el trabajador justifica gastos de estancia, los importes justificados no estarán sujetos al IRPF ni formarán parte de la Base de Cotización. Del resto, en su caso, de la dieta y en lo que concierne a los gastos de manutención, se deberá tener en cuenta los límites cuantitativos descritos arriba, para quedar fuera de gravamen por IRPF y de la base de cotización.
- Si el trabajador no justificase ningún gasto de estancia o alojamiento, entonces quedarán sujetos a gravamen y retención en el IRPF y computará en la Base de Cotización. Únicamente se tendrán en cuenta los gastos de manutención con los límites cuantitativos descritos más arriba, para quedar fuera de gravamen y de la base de cotización.
IMPORTANTE: Las cantidades que excedan de los límites indicados, estarán sujetas a gravamen por IRPF y computarán en la Base de Cotización de la Seguridad Social.
